إدارة الوقت

من ويكيمكتبات الموسوعة الحرة في علم المكتبات والمعلومات والأرشيف.
اذهب إلى: تصفح، ابحث

مفهوم الوقت

إن ادارة الوقت في حياة الفرد الشخصية وفي المنظمات تزداد أهميتها تبعاً للمراكز الادارية , وهي تندرج في ذلك بدءا بالمديرين في الادارة العليا , وصولاً الى المشرفين في الادارة الدنيا وفي مجال الادارة, يعد الوقت من اكثر المصطلحات صعوبة عند محاولة تحديده . فالإدارة الجيدة للوقت مفيدة من جهة التوفير في تكاليف المشروع كما انها مفيدة في حسن استخدام الموارد الأخرى للمنظمة ايضاً , ولو أننا قمنا بتحليل عناصر الانتاج ( الموارد المالية , الآلات والمعدات , المواد الخام , الوت و الموارد البشري ) للاحظنا أن عنصر الوقت هو العنصر الانتاجي الوحيد الموزع بعدالة بين البشر بخلاف العناصر الانتاجية الاخرى . وعلى الرغم من هذه الأهمية الكبرى للوقت فإنه يعد من أكثر العناصر او الموارد هدراً ومن أقلها استثماراً , سواء من المنظمات او من الافراد العاديين ويعود ذلك لأسباب عديدة قد يكون من أهمها عدم الادراك الكافي للتكلفة المباشرة المترتبة على سوء استثماره .

وثمة تعريفات متعددة لإدارة الوقت يرى سهيل سلامة ان إدارة الوقت هي: استثمار الوقت بشكل فعال لتحقيق الاهداف المحددة في الفترة الزمنية المعينة لذلك.ِ

فإدارة الوقت هي الاستخدام الأفضل للوقت , وللإمكانات المتاحة وذلك بطريقة تؤدي الى تحقيق الاهداف . ولن يكون ذلك الا من خلال الالتزام والتحليل و التخطيط والمتابعة من اجل الاستفادة من الوقت بشكل افضل في المستقبل . وقد ارتبط مفهوم الوقت بشكل كبير بالعمل الاداري من خلال وجود عملية مستمرة من التخطيط والتحليل والتقويم لجميع الأنشطة التي يقوم بها الإداري خلال ساعات عمله اليومي , وذلك بهدف تحقيق فعالية مرتفعة في استثمار الوقت المتاح للوصول الى الاهداف المرجوة . ويعرفها الفقه في كتابه إدارة الوقت :

  1. إدارة الوقت بمعنى أولاً إدارة الذات , فهي نوع من إدارة الفرد نفسه بنفسه .
  2. إدارة الوقت هي إدارة الأعمال التي تقوم بمباشرتها في حدود الوقت المتاح , يوميا 24 ساعة وذلك بأقل جهد وأقصر وقت ثم يتبقى لنا وقلت للإبداع والتخطيط للمستقبل وللراحة والاستجمامِ

كما ان مفهوم إدارة الوقت يعد من المفاهيم المتكاملة والشاملة لأي زمان او مكان أو انسان , فإدارة الوقت لا تقتصر على إدارة دون غيره , كما لا يقتصر تطبيقها على مكان دون آخر , أم على زمان دون غيره .[١]


أقسام الوقت

وقد تحدث سهيل سلامة عن اقسام الوقت في كتابه وهو يكون بذلك قد قسم الوقت بشكل عام على أربعة أنواع رئيسية :

  1. الوقت الابداعي  :

يخصص هذا النوع من النوع من الوقت لعملية التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلي , علاوة على تنظيم العمل وتقويم مستوى الانجاز ويلاحظ ان كثيراً من النشاطات الادارية يمارس فيها هذا النوع من الوقت . فهي بحاجة الى فكير عميق عليم وتوجيه وتقويم ز كما تواجه في هذا النوع من الوقت المشكلات الادارية من كافة جوانبها بأسلوب علمي منطقي , بهدف تقديم حلول منطقية وموسوعية تضمنت فاعلية ونتائج القرارات التي تصدر بشأنها .

  1. الوقت التحضيري :

يمثل هذا النوع من الوقت الفترة الزمنية التحضيرية التي تسبق البدء في العمل . وقد يستغرق هذا الوقت في جميع معلومات او حقائق معينة او تجهيز معدات او قاعات او الت او مستلزمات مكتبية هامة قبل البدء في تنفيذ العمل . ويفترض ان يعطي الاداري هذا النوع من النشاط ما يطلبه من وقت , نظراً للخسارة الاقتصادية التي قد تنجم عن عدم توفر المدخلات الاساسية للعمل .

  1. الوقت الانتاجي :

يمثل هذا النوع من الوقت , الفترة الزمنية التي تستغرق في تنفيذ العمل الذي تم التخطيط له في الوقت الابداعي والتحضير له في الوقت التحضري , ولزيادة فاعلية استغلال الوقت , يجب على الإداري ان يوازن بين الوقت الذي يستغرق في الانتاج او تنفيذ العمل وبين الوقت الذي يقضى في التحضير و الإبداع فالمعروف ان الوقت المتاح للجميع محدود بحد معين . فإذا تبين ان كثيراً من الوقت يخصص لتنفيذ اعمال روتينية في المنظمة, فأن ذلك يعني ان هناك قليلا من الوقت المخصص للإبداع او التحضير او لكليهما معاَ . من هنا كانت عملية التوازن ضرورة لضمان استغلال أمثل لكافة الموارد المتاحة , بما فيها عنصر اوقت .

  1. الوقت غير المباشر او العام :

يخصص عادة هذا الوقت للقيام بنشاطات فرعية عامة , لها تأثيرها الواضح على مستقبل المنظمة وعلى علاقتها بالغير , كمسؤولية المنظمة الاجتماعية وارتباط المسئولين فيها بمؤسسات وجمعيات وهيئات كثيرة في المجتمع و وحضور الاداري لندوات او تلبية لدعوات او افتتاح مؤسسات معينة . ان هذا النشاطات المختلفة لمثل هذه النشاطات , او يفوض شخصاً معيناً للقيام بها بدلاً منه مع الاخذ بعين الاعتبار التوازن بين النشاطات الداخلية والخارجية في انجاز الاعمال الرسمية الموكلة له وابقاء جسور العلاقة والتعاون مع الاخرين في الخراج قائمة ووثيقة.[٢]

المراجع

  1. ادارة الوقت/ابراهيم الفقي.-القاهرة :دار ابداع ,2009,ص33.
  2. ادارة الوقت: منهج متطور للنجاح/سهيل فهد سلامة.-عمان : المنظمة العربية للعلوم الادارية ,1988,ص33